邀请媒体到现场

三六五网媒顾问来告诉您邀请媒体到场之前,前提是一定要有详细的媒体计划表,这样才能进入到以下流程。一、正式与媒体记者对接首先,你自己要搞清楚你邀请媒体到现场是为了做什么?包括邀请的媒体组成部分(主流媒体、视频媒体、纸媒还是电媒?还是KOL或网红),这里就需要做一份邀约媒体的详细名单,然后一一取得联系确认,一般来说,除非关系够硬或活动本身有足够吸睛的地方,媒体才会选择到场。所以较难邀约的媒体机构可以外包给专业的媒介公司来负责(尤其是媒体数量较多的情况下采用此方法),计划好媒体的数量,活动的预算,最终的传播效果,媒体管家公关公司就能妥善帮您把事情办好了。二、确认媒体记者现场事务落实邀约到场的媒体所做的工作有哪些?例如:活动现场造势,新品重点拍摄,采访领导讲话,那么,就需要一份比较详细的采访前的提纲,以及活动的背景介绍。三、安排出行日程确认媒体和事务后,就需要向到场的媒体发送邀请函,邀请函也分为这几种形式(纸质邀请函,和信封形似、电子邀请函、DIY邀请函),在邀请函内需要注明的是,媒体到场的时间和地点,要精确到分钟和活动地点的具体楼层。同时,如果媒体是从异地赶到现场的,需要再注明交通出行方案,并且是否会有专车负责接送等问题要落实到文字上,包括住宿接待。四、现场对接活动现场,会有媒体记者的独立签到处,并且还需要礼仪接待,负责指引媒体进入会场坐席,如现场有产品体验区和采访环节,也需要安排妥当。活动结束后,也需要确认媒体的返程时间和再次表示感谢之类的话。五、跟进发稿情况一般在活动开始前,或活动当天主办方就需要提供1-3份不同类型的新闻通稿给到媒体手中,活动现场照片经过精修处理后也要立刻给到媒体。在发稿的环节,也会遇到媒体拒稿或审核不通过时,所以,一定要提前备好补充媒体名单。六、保持良好互动媒体关系需要靠人情和多维度的关系网组成的,并非是纯粹的商业合作关系或利益冲突关系,所以,需要借助社交工具和媒体保持良好的沟通关系尤为重要,逢年过节代表公司送送礼品和贺卡之类的也很重要。

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三六五网媒顾问来告诉您

邀请媒体到场之前,前提是一定要有详细的媒体计划表,这样才能进入到以下流程。

一、正式与媒体记者对接

首先,你自己要搞清楚你邀请媒体到现场是为了做什么?包括邀请的媒体组成部分(主流媒体、视频媒体、纸媒还是电媒?还是KOL或网红),这里就需要做一份邀约媒体的详细名单,然后一一取得联系确认,一般来说,除非关系够硬或活动本身有足够吸睛的地方,媒体才会选择到场。所以较难邀约的媒体机构可以外包给专业的媒介公司来负责(尤其是媒体数量较多的情况下采用此方法),计划好媒体的数量,活动的预算,最终的传播效果,媒体管家公关公司就能妥善帮您把事情办好了。

二、确认媒体记者现场事务

落实邀约到场的媒体所做的工作有哪些?例如:活动现场造势,新品重点拍摄,采访领导讲话,那么,就需要一份比较详细的采访前的提纲,以及活动的背景介绍。

三、安排出行日程

确认媒体和事务后,就需要向到场的媒体发送邀请函,邀请函也分为这几种形式(纸质邀请函,和信封形似、电子邀请函、DIY邀请函),在邀请函内需要注明的是,媒体到场的时间和地点,要精确到分钟和活动地点的具体楼层。同时,如果媒体是从异地赶到现场的,需要再注明交通出行方案,并且是否会有专车负责接送等问题要落实到文字上,包括住宿接待。

四、现场对接

活动现场,会有媒体记者的独立签到处,并且还需要礼仪接待,负责指引媒体进入会场坐席,如现场有产品体验区和采访环节,也需要安排妥当。活动结束后,也需要确认媒体的返程时间和再次表示感谢之类的话。

五、跟进发稿情况

一般在活动开始前,或活动当天主办方就需要提供1-3份不同类型的新闻通稿给到媒体手中,活动现场照片经过精修处理后也要立刻给到媒体。在发稿的环节,也会遇到媒体拒稿或审核不通过时,所以,一定要提前备好补充媒体名单。

六、保持良好互动

媒体关系需要靠人情和多维度的关系网组成的,并非是纯粹的商业合作关系或利益冲突关系,所以,需要借助社交工具和媒体保持良好的沟通关系尤为重要,逢年过节代表公司送送礼品和贺卡之类的也很重要。

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